Cuántos años hay que guardar la documentación de una empresa

Conservación de documentos contables

Los documentos contables, como los libros de registro, inventarios y cuentas anuales, deben conservarse durante 6 años desde el último asiento contable registrado (Código de Comercio, Art. 30). Este plazo es esencial para cumplir con las obligaciones legales y fiscales de la empresa.

Conservación de documentos societarios

Las escrituras sociales, actas de reuniones y registros de socios deben conservarse durante la vida de la empresa y 6 años adicionales después de su disolución. Este largo plazo de conservación protege los derechos y obligaciones de los socios y accionistas, garantizando el acceso a información fundamental sobre la empresa.

Conservación de documentos laborales

Los contratos laborales deben conservarse durante 3 años (RDL 5/2000), mientras que la documentación sobre seguridad social debe guardarse durante 4 años. Sin embargo, se recomienda conservar estos documentos durante 6 años (Código de Comercio) o 10 años (Ley Orgánica 7/2012) para protegerse de posibles reclamaciones.

Conservación de documentos fiscales

Los documentos justificativos de ingresos y gastos, así como la contabilidad, deben conservarse durante 4 años (Ley General Tributaria, Art. 66,67 y 68). Para evitar problemas fiscales, se recomienda conservar estos documentos durante 10 años (Ley Orgánica 7/2012).

Consideraciones adicionales

Más allá de los plazos legales mínimos, se recomienda conservar la documentación durante plazos más prolongados para proteger los derechos de la empresa. La doctrina del Tribunal Supremo sugiere conservar los documentos durante el período de prescripción, que puede variar entre 15, 20 o 30 años, para defenderse ante posibles reclamaciones. Además, la modificación del Código Penal ha aumentado los plazos de prescripción para delitos graves contra la Hacienda Pública y la Seguridad Social a 10 años, lo que implica la posibilidad de requerir documentación laboral y fiscal durante ese período.

Por ejemplo, una empresa que tenga un litigio laboral relacionado con un despido podría necesitar presentar contratos laborales, nóminas y registros de jornada laboral durante los 6 años siguientes a la finalización del contrato. Del mismo modo, una empresa que esté siendo investigada por fraude fiscal podría necesitar presentar declaraciones de impuestos, facturas y documentación contable durante los 10 años siguientes a la presentación de la declaración.

Es importante destacar que los plazos de conservación de documentos no son absolutos y pueden variar según circunstancias específicas o la normativa aplicable a cada empresa. Por lo tanto, es esencial que las empresas consulten con asesores legales o especialistas en gestión documental para determinar los plazos de conservación adecuados para sus documentos.

Características/Consejos/Puntos Clave	Información
Documentación Contable	* Libro diario, inventario, cuentas anuales: 6 años desde el último asiento (Código de Comercio, Art. 30)
Documentación Societaria	* Escrituras, actas, registro de socios: Conservar durante la vida de la empresa y 6 años adicionales después de la disolución
Documentación Laboral	* Contratos laborales: 3 años (RDL 5/2000) * Documentación sobre seguridad social: 4 años * Conservar 6 años (C. Comercio) o 10 años (Ley Orgánica 7/2012)
Documentación Fiscal y Tributaria	* Documentos justificativos de ingresos y gastos: 4 años (Ley General Tributaria, Art. 66,67 y 68) * Contabilidad: 4 años * Conservar 10 años (Ley Orgánica 7/2012)
Consideraciones Generales	* Conservar la documentación durante plazos más prolongados que los mínimos legales
Doctrina del Tribunal Supremo	* Conservar la documentación durante el período de prescripción (15, 20 o 30 años)
Código Penal	* Plazos de prescripción aumentan a 10 años para delitos graves contra la Hacienda Pública y la Seguridad Social

¿Cuánto tiempo hay que guardar los documentos contables?

R: 6 años desde el último asiento (artículo 30 del Código de Comercio).

¿Durante cuánto tiempo hay que conservar los documentos societarios?

R: Se recomienda conservarlos durante la vida de la empresa y 6 años adicionales después de la disolución.

¿Cuánto tiempo se deben guardar los contratos laborales?

R: 3 años (Real Decreto Legislativo 5/2000).

¿Durante cuánto tiempo hay que conservar los documentos justificativos de ingresos y gastos?

R: 4 años (Ley General Tributaria, artículos 66, 67 y 68).

¿Cuánto tiempo se deben guardar los documentos relacionados con la seguridad social?

R: 4 años.